Integritetspolicy – Helins Mäklarbyrå AB

Senast uppdaterad: 2025-12-16

1. Personuppgiftsansvarig

Helins Mäklarbyrå AB
Org.nr: 556328-2697
Adress: Hagåkersgatan 8 B, 431 41 Mölndal
E-post (dataskydd): dataskydd@helins.se
Övrig kontakt: info@helins.se | Tel: 031 13 95 55

Helins är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker inom vår ordinarie verksamhet enligt denna policy, om inget annat anges i avsnitt 10.

2. Hur vi samlar in personuppgifter

Du kan direkt eller indirekt lämna personuppgifter till oss när du exempelvis:

• anlitar oss som fastighetsmäklare,
• anmäler dig till bevakningstjänst,
• deltar i visning eller värdering,
• kontaktar oss via formulär, e-post eller telefon,
• kommunicerar med oss i andra sammanhang.

Vi kan även samla in eller komplettera uppgifter från tredje part när det krävs för uppdragets genomförande, exempelvis från Lantmäteriet, banker, bostadsrättsföreningar eller deras förvaltare.

3. Vilka personuppgifter vi behandlar

Beroende på sammanhang kan vi behandla följande kategorier av personuppgifter:

• person- och kontaktuppgifter (namn, adress, e-postadress, telefonnummer, ort),
• personnummer, när detta är nödvändigt,
• konto- och betalningsuppgifter när det krävs i samband med affär,
• uppgifter kopplade till fastigheter, uppdrag, värderingar, spekulanter och visningar,
• uppgifter som du själv lämnar via kontaktformulär eller annan kommunikation,
• kommunikationsuppgifter (t.ex. e-postkorrespondens),
• tekniska uppgifter såsom IP-adress, enhetsinformation och cookies.

Vi ber dig att inte lämna känsliga personuppgifter i fritextfält om det inte uttryckligen efterfrågas och är nödvändigt.

4. Varför vi behandlar personuppgifter och rättslig grund

Vi behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla, administrera och förbättra våra tjänster, fullgöra avtal och följa tillämplig lagstiftning, bland annat fastighetsmäklarlagen, bokföringslagen samt lagstiftning om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Behandling sker med stöd av följande rättsliga grunder:

• Avtal – när behandlingen är nödvändig för att ingå eller fullgöra ett förmedlingsuppdrag eller annan överenskommelse.
• Rättslig förpliktelse – när behandling krävs enligt lag eller myndighetsbeslut.
• Berättigat intresse – exempelvis för kunddialog, uppföljning, affärsutveckling och viss marknadsföring.
• Samtycke – när detta krävs, exempelvis för viss direktmarknadsföring eller användning av cookies.

När vi stödjer oss på berättigat intresse görs en intresseavvägning.

Personnummer
I vissa fall behandlar vi personnummer när det är nödvändigt för att säkerställa identitet, upprätta avtal eller genomföra ärenden som kräver säker identifiering, exempelvis i kontakt med banker eller myndigheter. Personnummer behandlas endast när det är klart motiverat och skyddas med särskilda säkerhetsåtgärder.

5. Kommunikation och telefoni

Vi kommunicerar med kunder, spekulanter och andra kontakter via telefon, e-post och SMS inom ramen för vår verksamhet.

Vi spelar inte in telefonsamtal.

6. Delning av personuppgifter och mottagare

Vi säljer aldrig personuppgifter. I vissa fall kan personuppgifter delas med andra aktörer när det är nödvändigt för att genomföra uppdraget eller tillhandahålla våra tjänster, exempelvis:

• banker, försäkringsbolag, besiktningsföretag och andra samarbetspartners,
• systemleverantörer för affärssystem, ärendehantering, telefoni och e-post,
• tryck- och distributionsleverantörer,
• myndigheter såsom Lantmäteriet samt bostadsrättsföreningar eller deras förvaltare.

Mottagare behandlar uppgifter antingen som personuppgiftsbiträden för vår räkning eller som självständigt personuppgiftsansvariga, beroende på sammanhang.

7. Cookies, statistik och marknadsföring

Helins.se använder cookies för funktionalitet, statistik och förbättring av webbplatsen. Marknadsföringscookies och spårning aktiveras endast efter att du lämnat giltigt samtycke via webbplatsens cookieinställningar, när detta krävs enligt lag.

Viss behandling kan innebära profilering i form av segmentering för marknadsföringsändamål. Sådan profilering får inga rättsliga eller på annat sätt betydande konsekvenser för dig.

8. Var vi behandlar personuppgifter

Som huvudregel behandlas personuppgifter inom EU/EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att lämpliga skyddsåtgärder används i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

9. Hur länge vi sparar personuppgifter

Personuppgifter lagras endast så länge det är nödvändigt för ändamålen med behandlingen, för att fullgöra avtal eller så länge som krävs enligt lag. Vi gallrar personuppgifter regelbundet och raderar eller anonymiserar uppgifter som inte längre behövs.

10. Kampanjer och formulär i samarbete med Agent Introvert AB

Gemensamt personuppgiftsansvar (artikel 26 GDPR)
I vissa digitala kampanjer och formulär samarbetar Helins med Agent Introvert AB (org.nr 559096-8607). I dessa fall är Helins och Agent Introvert gemensamt personuppgiftsansvariga enligt artikel 26 GDPR.

Syften med behandlingen:

• administrera deltagande i kampanjer,
• möjliggöra kontakt och uppföljning från Helins,
• genomföra analys och kampanjoptimering,
• använda kundlistor och målgrupper för annonsering när giltigt samtycke finns.

Ansvarsfördelning (essensen):

• Agent Introvert ansvarar för utformning av kampanjer, insamling av uppgifter, samtycke, lagring samt samtyckesbevis och kampanjmetadata.
• Helins ansvarar för kontakt och uppföljning enligt samtyckets omfattning.
• Agent Introvert är primär kontaktpunkt för rättighetsutövning för leads som samlats in och förmedlats till Helins.

Du kan dock alltid utöva dina rättigheter gentemot endera parten.

Annonsplattformar:
Vid uppladdning eller matchning av kundlistor agerar annonsplattformar såsom Meta och Google som självständiga personuppgiftsansvariga för sin fortsatta behandling.

Lagringstid:
Personuppgifter inom samarbetet lagras i maximalt 24 månader från insamlingstillfället, eller kortare om samtycke återkallas eller invändning görs.

Spärrlista:
Vid återkallelse eller invändning kan minsta nödvändiga uppgifter lagras i spärrlista i hashat eller irreversibelt pseudonymiserat format för att säkerställa att ytterligare kontakt inte sker.

11. Dina rättigheter

Du har rätt att:

• begära tillgång till dina personuppgifter,
• begära rättelse eller radering,
• begära begränsning av behandling,
• invända mot behandling som grundas på berättigat intresse,
• återkalla samtycke,
• begära dataportabilitet när tillämpligt.

Du kan även välja bort vissa kommunikationskanaler, exempelvis nyhetsbrev via e-post eller SMS.

Begäranden är kostnadsfria. Om en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig kan vi ta ut en rimlig avgift eller neka begäran i enlighet med GDPR. För att skydda din integritet kan vi behöva verifiera din identitet innan vi hanterar en begäran.

12. Personuppgiftsincidenter

Vid personuppgiftsincident vidtar vi lämpliga åtgärder för att begränsa konsekvenserna och, vid behov, anmäla incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten samt informera berörda registrerade.

13. Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter behandlas felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

14. Ändringar i policyn

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på Helins.se.